¿Demasiados correos electrónicos en el trabajo?. Así gestioné mi e-mail en el trabajo para jubilarme joven.

¿Te gustaría estar cabalgando olas sobre tu tabla de surf en alguna playa paradisíaca del planeta en lugar de estar leyendo tu Email?. ¿O quizás preferirías estar disfrutando de un romántico picnic en París en lugar de estar pegado a la pantalla de tu ordenador en el trabajo?.

Posiblemente la respuesta sea sí. Lo que muy poca gente sabe, es que uno de los principales obstáculos entre ellos y sus sueños, es precisamente el Email y el alto coste que este tiene en sus vidas.

Permítete que te lo ilustre más claramente: supón que eres un universitario que te acabas de graduar a los 23 años, y empiezas con tu primer empleo.

Probablemente utilizarás un ordenador o smartphone, y al menos pasarás un par de horas al día revisando tu Email (leyendo + escribiendo + retomando la actividad interrumpida). Si te jubilaras a los 65 años, eso significaría que a este ritmo, habrías empleado unas 18.564 horas de tu vida en esta tediosa tarea. Si consideramos una jornada estándar, esto se correspondería a 10,5 años laborales completos. Es decir, habrás invertido un cuarto de tu vida profesional a estar pegado al Email.

Comprenderás que esta apasionante perspectiva, no fuera de mi agrado desde un inicio de mi carrera laboral, así que rápidamente adopté una serie de trucos y métodos (llámalo plan) para librarme de la tiranía del Email. De ninguna manera quería que mi epitafio leyera: “Se pasó la vida revisando su Email…”

Si tú también quieres alargar tu vida, no tan sólo en tiempo, sino en calidad, quizás mi método, o en su defecto, algunos de sus componentes, te pueda resultar de ayuda.

Email: ¿Para qué sirve?

Lo primero que hice fue plantearme en qué ayudaba el Email a la consecución de los objetivos de la empresa.

Para mi sorpresa, pronto me di cuenta, de que no generábamos más beneficios, más clientes rentables o mejor imagen de marca, al enviar o leer más Emails.

Ni los clientes importantes nos contactaban por Email, ni los descubríamos por esta vía, ni reducíamos los costes de la empresa gracias al Email. Todo lo contrario.

Entonces me di cuenta, que el Email era más bien un imperativo institucional que una herramienta práctica.

Un imperativo institucional, es aquello que hacen todas las empresas a modo de copia/imitación las unas de las otras, más allá de que tenga una utilidad real para las mismas. Si alguna vez conociste el popular juego de ordenador de los Lemmings (unos curiosos seres que iban unos detrás de otros siguiendo a un líder, aunque este se tirará por un precipicio), podrías resumir que el imperativo institucional es básicamente grupos completos de empresas comportándose como Lemmings.

Una vez entendido esto, pude empezar a gestionar un plan, para eliminar el Email de mi vida.

Prepárate a luchar

Una vez hube visionado esta idea para librarme del Email, no dejaba de sorprenderme, el gran número de cursos, herramientas, seminarios, y tácticas que se prodigaban, para “gestionar de manera más eficiente” el uso del mismo. Incluso asistí a alguna formación realizada en prestigiosas Business Schools a tal efecto. Para mi sorpresa, la estrategia más comúnmente propuesta, era “optimizar” el uso del Email, utilizando una serie de gadgets y reglas, que no tan solo no reducían el tamaño del problema, sino que incrementaban el volumen del mismo: desde técnicas de lectura rápida y de respuesta automática, pasando por la organización por carpetas, el etiquetado de correos y la división por categorías (importante, urgente, importante y urgente, etc…), y mil otras cosas más. En resumen, mucho trabajo, para no eliminar el problema de raíz. No se trataba de esconder el problema bajo la alfombra sino de eliminarlo de forma permanente.   Pero, entonces…¿por qué todas estas mentes brillantes eran incapaces de dar con un plan práctico para hacerlo?.

La respuesta es muy sencilla, se trataba de la gestión del conflicto: en el mundo de la empresa, y de las Business Schools, a menudo no queda bien, realizar cambios drásticos en el sistema, si ello provoca ciertas susceptibilidades. Es decir, si pretendes realizar cambios en la política del uso del Email en la empresa, según el manual teórico, se debe promover dicho cambio desde arriba, implicando a todos los trabajadores desde el principio, realizando reuniones de trabajo para consensuar posturas, aplicar gradualmente los cambios y medidas propuestas, motivar a todos para que se cambie, y recibir y aplicar feedbacks durante todo el proceso. En resumen, demasiado tiempo y esfuerzo que adicionalmente y como sorpresa final, acaba aumentando el uso del Email entre todos los departamentos de la empresa!!!.

Sin embargo hay una forma mucho más rápida y práctica de realizar el cambio. Eso sí, algunas personas se van a enfadar, y mucho…pero como dijo el famoso Woody Allen: “No sé cuál es la clave del éxito, pero la clave del fracaso es intentar agradar a todo el mundo”.

Por eso, el librarse del uso del Email, y ganar años de vida y de prosperidad, es relativamente fácil de hacer a nivel de plan a seguir para ello, pero en cambio has de estar dispuesto a luchar por ello, y en ocasiones, enfrentarte a ciertos opositores. Cómo todos los objetivos que valen la pena, yo hice el cálculo de sacrificio Vs. beneficio, y los números salían de forma espectacular. ¿O acaso todos los días se te presentan oportunidades para acortar tu vida laboral 10 años?.

Poniendo en marcha el plan: empieza con tu mejor cliente

Lo primero que hice es darme cuenta de que los únicos Email que vale la pena crear, leer o archivar son aquellos que te permitan aumentar el beneficio de tus clientes y de tu empresa, eso es, aumentar los ingresos, reducir los costes, o mejor aún, ambos a la vez.

Es por eso que  el primer implicado en el plan, debía de ser mi primer cliente: mi jefe.

Si eres un asalariado o trabajador por cuenta ajena, tu primer cliente es tu jefe (asombrosamente, hay mucha gente que no tiene claro este simple concepto). Él es el que negocia tus atribuciones y es el que tiene capacidad para aumentar tu retribución.

Si eres un empresario, tus jefes, son tus clientes. Puedes dividir tus clientes en A,B,C (por orden de ingresos y potencial). Entre ellos,  tus jefes, serán los clientes más rentables.

Una vez hecho esto, es cuestión de explicar a tu jefe/s que tienes un plan para aumentar sus beneficios, y este pasa por una comunicación y atención mejor. Para ello, les pides cual es la información y necesidades que tienen con tal de facilitarles sus objetivos.

En mi caso era relativamente simple: el jefe “sólo” necesitaba saber que las ventas iban sobre lo previsto y que se iban cumpliendo los objetivos pactados. Para ello en lugar de hacer los aburridos informes por Email (semanales, quincenales y mensuales), dejaba preparado un archivo compartido donde en cualquier momento podía evaluar el estado de las ventas y proyectos en cartera.

Sí, esto es trabajo, pero solo al principio. Una vez creada la estructura, el mantenimiento es casi nulo, y adicionalmente me servía a mí, como panel de control para dirigir mi actividad diaria. De un solo plumazo, me había cargado el tema del famoso raporting (perder el tiempo enviando/leyendo Email relacionados con ¿Cómo va eso…?).

Ahora faltaba el proceso inverso, los Email que tu jefe te envía a ti. Con eso pactamos lo siguiente: acordamos el plan de actuación general y a menos que ocurrieran cosas extrañas o especiales, no habría contacto vía Email para pedir acciones adicionales. Es decir, si había algo importante que pudiera modificar significativamente los resultados del equipo, entonces mi jefe me llamaba al móvil o bien teníamos una pequeña charla al principio del día. Esto obligaba a mi jefe a pensárselo dos veces antes de interrumpir mi trabajo, filtrando las acciones de alto impacto de las que no lo son. Si no lo eran, a la basura… ni Email, ni reunión ni nada, y si lo eran, entonces pagaba la pena interrumpir.

Si tienes un jefe inteligente y orientado a resultados, no te será difícil de convencerlo para poner en marcha esta estrategia aunque sea a modo de “prueba piloto”. Si no tienes un jefe inteligente, entonces lo primero es cambiar de jefe, o de empresa. Si no tienes clientes inteligentes, pasa tres cuartos de lo mismo, pero eso ya es material de otro post. (En mi libro, ¡Vive sin trabajar! tienes una guía detallada sobre como buscar/cambiar de empleo con los 10 a pasos más importantes para conseguirlo así como los errores más comunes a evitar).

Afortunadamente siempre he tenido jefes inteligentes, y esto no me costó nada.

El tener jefes inteligentes no es una cuestión de suerte…, cuando ellos te entrevistan para el puesto, yo hago lo mismo: los estoy evaluando cómo jefes, y al igual que ellos están evaluando qué puedo aportar al negocio, yo estoy midiendo si ellos me dejaran aportar todo lo posible al mismo, a la vez que participar del aumento de los beneficios conseguidos.

Con eso ya tenemos al primer cliente en el equipo, ahora faltan el resto de clientes tipo A.

A ellos los llamé personalmente uno a uno para explicar lo siguiente: “Como quiero darte un mejor servicio y atención, y no doy abasto con el volumen de Email que recibo, cualquier tema que sea importante para ti, no lo dudes…llámame al móvil. No voy a estar leyendo Email, pero para ti, tengo línea directa, si tú me dices ven lo dejo todo…

Con esto no solo conseguí que mis mejores clientes se sintieran especiales, y recibieran un trato diferencial y personalizado, sino que me sirvieran de referencia para futuros clientes del mismo perfil. Resultado: multipliqué la satisfacción de los mismos, y conseguí muchos clientes adicionales del mismo valor, aumentando los ingresos y beneficios de la empresa.

¿Y qué pasa con los clientes B y C?. Pues muy fácil, eran destinados al viernes. El último día de la semana, era destinado a atender al resto de clientes, reservando el grueso de la misma para las acciones de alto impacto.

Dichos clientes también estaban contentos con el servicio recibido, acorde con su volumen de facturación, y aunque se pudieran perder algunos de los mismos (un escaso porcentaje), eran de sobra compensados con los aumentos de ingresos de los A´s.

De arriba hacia abajo: tu equipo y colaboradores

Una vez tienes al jefe de tu parte, hace falta dar ejemplo con tu equipo.

Yo seguía la misma política con mi grupo de colaboradores: ellos mantenían un panel de control donde yo podía controlar que el progreso era el correcto, y a cambio minimizaba el envío de Email. Si había alguna cosa importante los llamaba al despacho, la comentábamos, y nos poníamos en marcha, pero casi nada de Email (lo que no quieras para ti, no lo quieras para los demás…).

Con esto solucionábamos la comunicación de arriba hacia abajo.

Cuando tienes un equipo numeroso, es casi más importante resolver la comunicación inversa, de tu equipo hacia a ti, ya que si cada uno te envía un par de Email y tienes 200 colaboradores… bueno, ya ves por donde voy, ¿no?.

Esto lo resolví de la siguiente manera:

Si había algún tema que querían comentar conmigo, lo primero que debían de preguntarse es si afectaría de manera notable a los resultados. Si no era así, debían resolver el problema por su cuenta sin mi ayuda. Lo siento, solo tengo tiempo para resolver asuntos de alto impacto. Si lo resolvían bien por su cuenta cogían confianza y se atrevían con más temas. Si lo resolvían mal, pero aprendían la lección, acababa de darles una formación valiosa, y lo que es más importante, de ahora en adelante podrían solucionar ellos mismos todos los problemas de ese estilo/características. Si lo resolvían mal y no aprendían nada al respecto, entonces mejor que no formaran parte de tu equipo.

Si el tema era de alto impacto, entonces, comentario en persona o al teléfono, pero solo con la condición previa de que ya hubieran planteado una solución al mismo (un par o tres de alternativas). Con ello, se debían de preocupar de encontrar posibles soluciones antes de contactar conmigo, así que se evitaba el “pasar el problema hacia arriba”. Al final yo hacía de asesor y daba mi opinión sobre cual pensaba que era el camino mejor entre las opciones propuestas, pero la mayor parte del trabajo ya estaba hecho.

Y con esto….tacháaaaaan… todos los Email del jefe y del equipo prácticamente eliminados.

Ahora quedaba la parte más dura. La parte interdepartamental. Si hasta ahora hemos visto la comunicación hacia arriba y hacia abajo, ahora quedaba la relativa a los laterales.

Molestando a los vecinos

Aquí es donde suele haber los mayores conflictos. Curiosamente, todos los departamentos de las empresas creen ser los más importantes para el progreso de las mismas. Lamentablemente esto no puede ser así: siempre hay áreas cruciales y que aportan más al rendimiento del negocio. Si miras al ejemplo del fútbol, no te será difícil distinguir que los delanteros, suelen ser los mejor pagados, aunque nadie discuta que tener un buen portero, ayuda a ganar partidos y títulos.

En cada empresa, el departamento o departamentos más vitales son distintos. En algunas son los de comercial, en otras el financiero, el de operaciones, el legal, I+D, y así en un largo etc…

Lo primero que debes hacer es ver qué departamento es el más importante de la empresa.

A menudo mucha gente hace un análisis personalista de este tema, es decir, el departamento más importante es en el que están ellos trabajando. Lo siento, pero esto no es así. Hay una importancia relativa entre los departamentos, y una pista fácil para saber cuál se valora más, al igual que en fútbol, es saber quién cobra más.

Si el director comercial, es el que cobra más, ya sabes quién manda en el negocio. Si lo es el financiero, tres cuartos de lo mismo. Si el futuro de la empresa está en manos de que un genio diseñe un nuevo producto para el año que viene, el tipo de I+D es el jefe del patio.

Otra buena pista, es el director general. A menudo suele ser el que cobra más de la empresa (esto no siempre es así), así que preguntarle a él cuál cree que es el departamento más vital para el éxito de la empresa, también puede ayudarte a dar luz sobre este tema.

Una vez has determinado esto, el resto es simple a nivel conceptual.

Al igual que has hecho con tus otros clientes, le darás prioridad a la comunicación con el departamento rey.

Si tú estás en el departamento rey, entonces les explicas a los jefes de los otros departamentos la misma política empleada con tu equipo: pocas comunicaciones, solo de alto impacto, y cuando se produzcan que planteen las posibles soluciones al problema para solo tener que escoger.

Si tu estas en un departamento auxiliar, entonces te comunicas con el departamento rey, a modo de cliente  tipo A. Le pides que es lo que necesita para hacer mejor su trabajo, y se monta un sistema para facilitarle su labor sin tener que estar enviando Email de arriba para abajo. Y si hay algún tema importante, siempre tienes un momento para atenderlo en persona o al teléfono. El resto es secundario.

Esto resulta bastante lógico, pero a veces choca con los egos de los responsables departamentales que ven amenazado su estatus, si adoptan una posición de servicio al negocio, en lugar de continuar efectuando un pulso de poder por el control de la información.

La solución es simple aunque incomoda. En esta situación, se explicaba el plan al responsable departamental que en algunos casos, no estaba de acuerdo. A partir de aquí ignoraba las toneladas de Email provenientes del departamento que iban directamente a la papelera.

Cuando me inquirían porque no había respondido a los Email, la respuesta era simple: “No tengo tiempo para leer tu Email”. Esto en general no causa mucha gracia, pero una vez más aplicamos el teorema de Woody Allen.

Esto normalmente, acaba resultando en quejas a la dirección general/propiedad del negocio. Si el que está arriba es un tipo inteligente, entenderá qué está pasando, y te apoyará en el plan dándote a la razón.

Cuando yo era un trabajador junior, esto sucedía así, porque el análisis y trabajo previo de la situación había sido correcto.

Cuando yo era un directivo, yo era prácticamente el jefe, con lo que todo es más fácil ;).

Pero en cualquiera de las situaciones, algunas personas se enfadan. Después de la fase enfado, las cosas se encarrilan, y todo funciona como es debido, aunque cuelguen tu cara en la diana de algún departamento. Pero a la postre, el objetivo merece la pena: todo el mundo gana más dinero (incluso los detractores del plan), y tú ganas un precioso tiempo de vida.

Siguiente paso: política de titulares

Con la estrategia previa, conseguí reducir un volumen de cientos de Email al día a no más de unos cuantos a la semana. Como puedes ver la diferencia es abismal.

Pero aun así, hay que continuar reduciendo la carga de trabajo. Así que a todos los que podían mandarme Email que yo leyera, les pedía que en el título del asunto resumieran el concepto del mismo de forma que pudiera entenderlo sin abrirlo.

Es decir, si me enviabas un Email con el asunto: “informe” no lo iba a leer nunca. En cambio sí ponía: “Informe de la visita con el cliente A: ventas previstas aumentarán un 20% este año, y nos ha proporcionado el contacto de dos clientes potenciales muy interesantes: A1 y A2”.

De esta manera, al ver mi bandeja de entrada con escasos Email, sin abrir ninguno, ya podía ver de qué temas se trataban, y podía priorizar el orden de lectura/acción.

Si el titular no valía la pena, el Email iba a la papelera sin abrirse.

Curiosamente tanto clientes, como jefes, como colaboradores, y otros departamentos participaban de manera profusa en este tema. Como eran los primeros que habían entendido el beneficio para todos de hacerlo así, nadie quería arriesgar a que su Email fuera no leído.

Y cuando se trataba de temas importantes, muchas veces ya había recibido previamente la llamada al móvil o la visita en persona, de forma que el Email, ya solo era el soporte para la acción, y era “esperado” y no una “visita sorpresa”.

Tómate esta pastilla una sola vez al día, nunca antes de las 12

Finalmente el último truco que utilizaba, era no revisar el Email al empezar el día. Las primeras acciones del mismo estaban reservadas para las actividades de alto impacto, y como ya sabemos, el Email no es el portador preferido de las mismas.

Generalmente, revisaba el correo a las 12 del mediodía o a las 16h, de manera única (1 sola vez al día), dependiendo de la agenda.

Y aunque los smartphones permiten tener el Email sincronizado, nunca lo hice: nunca recibía Email en mi teléfono, ni lo quería hacer. Si algo no es importante, hay que tratarlo como tal.

Adicionalmente lo que mucha gente no sabe, es la gran pérdida de tiempo que implica desconectar de tu actividad principal para revisar el Email, y el tiempo posterior para volver a reconectar con tu actividad, por eso, al minimizar el número de intervalos de lectura a uno solo al día, esta pérdida se reduce al mínimo.

Bueno, y eso es todo. Estas son las líneas generales del plan que utilicé para ganar años de vida librándome del Email en el trabajo. Deseo que te puedan ser de utilidad en el tuyo, y recuerda que  al igual que te hará falta perseverar en tu intento, la recompensa vale mucho la pena. ¡Buena suerte!

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